Wie viele Vertriebsmitarbeiter können Chatconverse gleichzeitig nutzen?
So viele, wie Sie benötigen. Sie können Benutzer ohne Begrenzung der gleichzeitigen Agenten hinzufügen, und jeder sieht den vollständigen Posteingang in Echtzeit.
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Die gesamte Kommunikation Ihres Eventteams – in einem gemeinsamen Posteingang
WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook für mehrere Vertriebsmitarbeiter, an einem einzigen Ort. Kein Chaos, keine Doppelarbeit, keine verlorenen Nachrichten.
Das Problem, das Vertriebsteams in der Eventbranche ausbremst
Unternehmen aus den Bereichen Entertainment, Animation, Catering, Beleuchtung, Ton und der gesamten Veranstaltungsbranche erhalten täglich Anfragen über mehrere Kanäle. Ein Vertriebsmitarbeiter verwaltet WhatsApp über sein privates Handy, ein anderer beantwortet E-Mails über sein eigenes Konto und ein dritter kümmert sich um Instagram-Nachrichten. Ohne ein zentrales System ist Chaos unvermeidlich:
- Zwei Mitarbeiter antworten demselben Kunden, ohne es zu wissen.
- Ein Kunde wartet seit Tagen auf eine Antwort, weil niemand die Nachricht gesehen hat.
- Derselbe Kunde schreibt per WhatsApp und per E-Mail wegen desselben Angebots, und Sie müssen jedes Gespräch separat in verschiedenen Kanälen suchen, ohne den vollständigen Thread an einem einzigen Ort sehen zu können.
- Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, was jeder Mitarbeiter mit jedem Kunden vereinbart hat.
- Wenn jemand Neues anfängt, geht der Verlauf verloren, weil er auf dem Handy des vorherigen Mitarbeiters gespeichert war.
Chatconverse löst all das in einer einzigen Plattform.
Ein gemeinsamer Posteingang für das gesamte Vertriebsteam
Alle Nachrichten aus allen Kanälen landen an ein und demselben Ort. WhatsApp Business, E-Mail, Instagram Direct und Facebook Messenger in Echtzeit, sichtbar für alle Vertriebsmitarbeiter. Jeder kann sehen, was bereits beantwortet wurde, wer es bearbeitet hat und wann.
Gespräche zwischen Mitarbeitern übertragen
Fragt Jorges Kunde nach etwas, das Marta betreut? Mit einem Klick wechselt das Gespräch zur richtigen Person, mit dem vollständigen Verlauf sichtbar. Kein Weiterleiten, keine Kopien, kein Verlust des Kontexts aus früheren Gesprächen.
Kunden markieren und in Sekunden finden
Organisieren Sie Ihre Kontakte so, wie es Ihr Unternehmen benötigt. Markieren Sie sie nach dem gesuchten Eventtyp (Hochzeiten, Geburtstage, Firmenveranstaltungen), nach dem in Betracht gezogenen Service (Animation, Catering, Ton, Beleuchtung), nach Stadt oder Region oder nach der Phase, in der sie sich befinden (Angebot gesendet, Bestätigung ausstehend, Stammkunde). Filtern Sie sofort und wenden Sie sich nur an die Personen, die in diesem Moment relevant sind.
Integriertes CRM: alles, was Sie über jeden Kunden wissen, direkt neben dem Chat
Jeder Kontakt hat sein eigenes Profil: Name, Unternehmen, Herkunftskanal, vollständiger Gesprächsverlauf, Notizen, Tags und Daten. Sie benötigen kein externes CRM. Ihre Kundendaten sind dort, wo Sie sie brauchen – an demselben Ort, an dem Sie ihnen schreiben.
KI antworten lassen, wenn Ihr Team nicht kann
Statten Sie den KI-Agenten mit allen Informationen aus, die Ihr Team normalerweise an Kunden weitergibt: ungefähre Preise, Arten von Dienstleistungen, Abdeckungsgebiete, Reaktionszeiten, häufig gestellte Fragen. Der Agent antwortet eigenständig, im Ton Ihres Unternehmens, wie ein weiteres Teammitglied. Wenn eine Anfrage menschliches Eingreifen erfordert, wird sie an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Nachrichten für den richtigen Moment planen
Möchten Sie einen Kunden nachfassen, der letzte Woche ein Angebot angefordert hat? Kontakte in einem bestimmten Gebiet über neue Verfügbarkeiten informieren? Verfassen Sie die Nachricht jetzt und planen Sie den Versand für den optimalen Zeitpunkt.
Interne Notizen: das Team koordinieren, ohne dass der Kunde es sieht
Innerhalb jedes Gesprächs kann das Team private Notizen hinterlassen, die nur für Vertriebsmitarbeiter sichtbar sind. „Dieser Kunde wartet auf die Angebotsbestätigung für 20 Personen", „bevorzugt einen Anruf gegenüber WhatsApp", „ist der Veranstaltungskoordinator bei XYZ-Unternehmen". Kontext, der nie verloren geht.
Automatische Zusammenfassungen langer Gespräche
Ein 80 Nachrichten langer Thread mit einem Kunden? Mit einem Klick erstellt die KI eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Jedes Teammitglied kommt auf den neuesten Stand, ohne den gesamten Thread lesen zu müssen.
Nachrichten als Favoriten markieren
Innerhalb jedes Gesprächs können Sie jede Nachricht als Favorit markieren, ob vom Kunden, einem Fachmann oder einem Lieferanten. Der vom Kunden bestätigte Preis, die genauen Eventdetails, die technischen Anforderungen des Veranstaltungsortes, eine mündliche Vereinbarung im Chat… Alle Favoriten werden im Kontaktprofil gespeichert und sind in Sekunden auffindbar, auch wenn das Gespräch Wochen zurückliegt.
Chatconverse in Aktion: Vertriebsteam der Eventbranche
Für welche Arten von Eventunternehmen ist Chatconverse geeignet?
- Cateringunternehmen, die Angebote, Menüs und Eventbestätigungen verwalten.
- Kinderanimationsunternehmen, die Familien und Partveranstalter betreuen.
- Junggesellenabschied-Unternehmen mit mehreren Paketen und gleichzeitigen Anfragen.
- Entertainment- und Show-Unternehmen, die Buchungen und Künstlerverfügbarkeiten verwalten.
- Beleuchtungs- und Tonunternehmen, die Installationen, Angebote und Stammkunden koordinieren.
- Eventagenturen und -organisatoren mit Kunden in verschiedenen Projektphasen.
- Promoter und Produktionsunternehmen, die Tourneen, Auftritte und Beziehungen zu Buchern verwalten.
Frequently asked questions
Kann ich die WhatsApp-Nummer verbinden, die ich bereits mit meinen Kunden nutze?
Ja. Chatconverse verbindet sich mit der offiziellen WhatsApp Business API. Ihre Nummer und Ihre Kontakte bleiben erhalten, und der Kunde schreibt weiterhin an dieselbe Nummer wie immer.
Was passiert, wenn zwei Mitarbeiter versuchen, auf dieselbe Nachricht zu antworten?
Das System zeigt in Echtzeit an, wer gerade schreibt oder bereits geantwortet hat. Wenn ein Mitarbeiter den Chat bereits geöffnet hat, benachrichtigt das System den nächsten und teilt mit, wer gerade mit diesem Kunden spricht. Der zweite Mitarbeiter muss das Gespräch ausdrücklich annehmen, bevor er eingreifen kann. So werden doppelte Antworten vermieden und jedes Gespräch ist klar einer verantwortlichen Person zugewiesen.
Kann die KI eigenständig im Namen des Unternehmens antworten?
Ja. Sie können den KI-Agenten mit allen Informationen trainieren, die Ihr Team normalerweise an Kunden weitergibt: Arten von Dienstleistungen, ungefähre Preise, Abdeckungsgebiete, übliche Reaktionszeiten und häufig gestellte Fragen. Auf dieser Grundlage antwortet der Agent eigenständig, im Ton Ihres Unternehmens, wie ein weiteres Mitglied Ihres Vertriebsteams. Wenn eine Anfrage menschliches Eingreifen erfordert, wird sie an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Kann ich den vollständigen Verlauf eines Kunden einsehen, der vor Monaten Kontakt aufgenommen hat?
Ja. Der gesamte Gesprächsverlauf wird im Kontaktprofil gespeichert, unabhängig davon, über welchen Kanal der Kunde geschrieben hat. Name, Unternehmen, Tags, interne Notizen und alle ausgetauschten Nachrichten – an einem einzigen Ort.
Funktioniert es gut bei hohem Anfragevolumen, z. B. in der Hochsaison?
Es ist genau dafür konzipiert. Die KI bewältigt das Volumen der sich wiederholenden Fragen, und die Mitarbeiter erhalten nur die Gespräche, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Ist es möglich, Nachrichten gleichzeitig an mehrere Kunden zu senden?
Ja, über WhatsApp-Kampagnen. Sie können Kontakte nach Tags filtern (z. B. 'Firmenveranstaltungen' oder 'Angebot ausstehend') und ihnen eine Kampagnennachricht senden. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie Ihre Nummer über die offizielle WhatsApp Business API verbinden, die diesen Kanal ermöglicht. Die anderen Kanäle (E-Mail, Instagram, Facebook) funktionieren im Einzelgespräch-Modus.